Capítulo 4 – Identificação, seleção e priorização de provedores de recursos para a realização de eventos

Neste capitulo serão discutidas: a identificação do universo de possíveis patrocinadores; a seleção desse universo; a priorização das empresas dentro desse grupo; e a previsão dos resultados da arrecadação de recursos.

Modalidades de obtenção de recursos para o financiamento de eventos

Há no mercado diversas fontes de obtenção de recursos:
- Patrocínio: A seguir são apresentadas vantagens e desvantagens do patrocínio.
Vantagens do patrocínio:
- Vantagem financeira
- Alavancar a imagem do evento e do promotor
- Alavancar os resultados com a participação de parceiros
Desvantagens do patrocínio:
- Efeito sombra
- Dependência
- Carnaval de marcas
- “Amigo-concorrente”

- Co-patrocinio: Ocorre quando 2 empresas compartilham uma cota de patrocínio de evento promovido e organizado por um terceiro.

- Patrocínio com uso das leis de incentivo fiscal: É uma subcategoria do patrocínio baseada na troca de recursos de patrocínio por abatimentos nos impostos da empresa utilizando-se das leis de incentivo fiscal.

- Parceria: Junção de esforços e recursos complementares de 2 ou mais empresas que já atuam em conjunto no mercado na promoção ou organização de determinado evento, visando a objetivos e interesses comuns com os seus resultados.

- Apoio: É a disponibilização de recursos próprios, não financeiros, porem necessários ao evento. É empregado nas seguintes atividades:
- Divulgação do evento
- Promoção do evento
- Administração da venda de ingressos
- Transporte
- Pacote de viagens e hospedagem
- Infra-estrutura
- Produção

- Venda de ingressos/convites: É a obtenção de recursos por meio da venda de ingressos aos convidados do evento.


Identificação do universo de possíveis patrocinadores

O promotor deve ter em mente os objetivos de sua empresa para a arrecadação dos recursos e o número-alvo de patrocinadores.
Da lista de segmentos-alvo devem, então, constar as seguintes categorias:
- Segmentos diretos
- Segmentos indiretos
- Parceiros
Após listar os segmentos, o promotor deve preparar uma relação de todas as empresas constantes em cada um desses segmentos.

Seleção do universo de possíveis patrocinadores

São necessárias exaustivas pesquisas que considerem os seguintes aspectos:
- perfil das empresas;
- objetivos de marketing;
- estratégias de eventos;
- orçamento destinado a eventos.

Priorização das empresas dentro do universo de possíveis patrocinadores

Sugere que seja utilizada uma ferramenta de apoio à priorização que considere dois aspectos:
a) as empresas com maio propensão a investir no patrocínio, divididas por porte, segmentos e outras categorias de interesse do promotor;
b) as empresas que mais interessam ao promotor.
A seguir é apresentada uma possível ferramenta de apoio à priorização, cuja aplicação é simples e eficaz. É aplicada somente para modalidades de arrecadação de verba que incluam calores financeiros.
Critérios utilizados:
- Valor da imagem
- Relacionamento
- Potencial de investimento
- Histórico de investimento
- Alinhamento do evento
Quando se define o universo das empresas potenciais investidoras, há sempre aquelas em número bastante restrito, que são de maior interesse do promotor do evento denominadas must win.

Turiscambo 2009 - Montagem do Evento !

O Turiscambo será um evento que englobará varios setores que fazem parte da produção de um evento.
Nossa grupo ficou com o setor de "Montagem" do evento.
Relembrando do Turiscambo passado que foi feito dentro do prédio , nosso grupo tem o desejo de programar, organizar e montar o Segundo ano do evento á céu aberto.
Nosso plano é o seguinte:
1) Fazer o evento na área externa do prédio 47.
2) Conseguir no DCE a lona do teatro de arena (circo).
3) O "escambo" será montado na área externa do prédio 47.
4) Duas salas serão usadas: uma para o show acústico e outra para as oficinas.
5) A troca de objetos funcionará na forma de barraquinhas , todas separadas por diferentes itens.
6) Em uma das salas teremos a performace de um show "ao vivo - voz e violão".
7) Na outra estaremos oferecendo oficinas de aprendizagem.

Pensando na forma de um triângulo , pretendemos unir todas as etapas do evento, assim o convidado pode interagir e participar de tudo que o Turiscambo tem a oferecer.
Basicamente foi essa a montagem definida pelo grupo , porém estamos abertos a novas opiniões e abertos á novas idéias!!

Capitulo 3 – Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio

Listar todas as possibilidades de benefícios é essencial para que o promotor possa definir cotas de patrocínio e seus valores e elaborar as propostas comerciais para venda dessas cotas.
A seguir são apresentadas as possibilidades e regras necessárias para se garantir uma adequada oferta de benefícios aos patrocinadores, dependendo do objetivo do evento e dos recursos disponíveis.

- Exposição da marca: exemplos de benefícios que podem ser oferecidos para a exposição da marca.
a) Divulgação na mídia;
b) Assessoria de imprensa;
c) Peças de divulgação;
d) Merchandising: as possibilidades de merchandising durante o evento são inúmeras, dependendo da capacidade de inovar de seus promotores. Para citar algumas:
- Inserção da logomarca em material de sinalização do evento.
- Distribuição de material promocional da empresa durante o evento.
- Entrega ou sorteio de brindes.
- Divulgação de vídeo.
- Menção do patrocinador.
e) Patrocínio do traslado;
f) Patrocínio do Keynote speaker;

- Palestras durante o evento: essa ação é extremamente atrativa para possíveis patrocinadores do evento.

- Estande ou espaço exclusivo: o promotor do evento deve apresentar um layout do pavilhão de exposições e permitir que o patrocinador escolha o local de seu estande.

- Ações Sociais e de entretenimento:
a) Atividades esportivas
b) Almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis
c) salas de relaxamento ou beleza
d) Shows
e) cursos de aperfeiçoamento pessoal
f) sala de internet.

- Estratégia pré e pós-evento: as ações pós evento devem ter inicio antes do evento, durante sua execução e após seu término. O apoio as ações pós evento pode ser padronizado e oferecido a todos os patrocinadores de uma mesma forma ou customizado de acordo com o interesse de cada um. São idéias de ações pós evento:
a) Mais do que um RSVP.
b) Contato pré-evento
c) Mailing dos participantes
d) Envio de material
e) Pós-evento
f) Administração do mailing e das ações

- Avaliação do evento: oferecer como parte dos benefícios do patrocínio o resultado da avaliação do evento.

- Cálculo do valor do evento: Etapas do valor total do evento:
a) identificar o custo do evento
b) calcular o valor do evento

- Decisões sobre níveis de cotas de patrocínio: Cotas de patrocínio são parcelas predefinidas da parte total do valor do evento que cabem a cada patrocinador.A seguir 3 possibilidades de divisão do valor total do evento em cotas de patrocínio:
a) um único patrocinador
b) Mais de um patrocinador, com cotas de valores e benefícios similares
c) Mais de um patrocinador com cotas e valores diferenciados

Estruturação da idéia de um evento


Ter a idéia de fazer um evento é apenas o primeiro passo, o promotor terá a necessidade de fazer a estruturação desse evento , assim como também a identificação do público alvo , o conceito e o formato do evento e o perfil dos convidados.

Tema central:
O tema central é na maioria das vezes o próprio título do evento, ou sua descrição mais elaborada, a escolha do tema deve ser feita com bastante cuidado, pois, tem relação direta com a possibilidade de sucesso da venda do evento e da sua execução.

Missão:
A missão é praticamente a razão de o evento existir, ela tem que ser duradoura e não-perecível no decorrer do tempo e deve transparecer o principal conceito do evento, seu propósito e a sua contribuição no mercado.

Objetivos:
Definir os objetivos significa saber o que se pretende alcançar de resultados positivos e negativos e descrever o principal motivo pelo qual o evento foi idealizado. Existem os objetivos principais e secundários:

Objetivo Principal:
O promotor deve decidir se o evento tem como principal propósito: o relacionamento, a divulgação da marca ou a execução de negócios e vendas.

Objetivos Secundários:
Os objetivos secundários são aqueles que vêm em segundo plano, porem, não deixam de serem menos importantes para o perfeito funcionamento do evento.

Identificação do Público alvo e perfil dos convidados:
A definição do público alvo é de extrema importância para o sucesso do evento, e essa definição devem corresponder às expectativas traçadas nos objetivos, o promotor deve, portanto primeiramente definir o público alvo: pessoa jurídica ou física.
Para um melhor aproveitamento do evento deve-se definir apenas um desses públicos, para que o promotor possa manter o foco do evento em questão.

Escolha do formato do evento:
Após definir o conceito e identificar o público alvo é necessário que decida o formato que é composto pelos seguintes itens:
-data
-local
-atividades
-programa

Escolha da data:
A escolha da data de um evento deve seguir alguns critérios que serão decisivos para o sucesso da festa:
1- pesquisar datas comemorativas
2-pesquisar eventos concorrentes
3-considerar dias da semana
4-considerar datas de fechamento apropriado
5-sazonalidade de vendas

Definição do local:
É uma decisão muito importante e crucial para o sucesso das vendas de patrocínio e da realização do evento. O promotor deve considerar:
-se o local tem a cara do evento
-se o local tem a infra-estrutura necessária
-se o local condiz com o orçamento

Atividades:
As atividades devem variar de acordo com o objetivo do evento e assim como o local devem ter a “cara” do evento. As atividades mais comuns são:
-palestras
-reuniões
-ações sociais, culturais e de entretenimento
-estandes para exposição e vendas

Programa:
De acordo com as atividades do evento, deve-se definir o programa geral com horários, durações e conteúdo e deve ser elaborado cuidadosamente e divulgado nos mínimos detalhes.