Capítulo 9 – A avaliação do evento

A avaliação do evento interessa a várias categorias de profissionais como o promotor, responsável pelo seu planejamento, organização e execução. A avaliação terá o propósito de provê-los de feedback sobre os trabalhos realizados e melhorá-los.
O promotor do evento precisa saber se conduziu bem o evento e se atendeu aos objetivos esperados.
O patrocinador precisa saber se o investimento teve o retorno desejado.

Avaliação do ponto de vista dos visitantes
As opiniões de diferentes categorias de visitantes como o visitante vip, o convidado, o interessado, interessam de maneiras e com pesos diferentes.

Apresentação dos resultados aos patrocinadores
Na hora da discussão dos resultados com o patrocinador, é preciso visar não só o fechamento da avaliação como também a venda do próximo evento. Essa discussão pode ser feita no local do próprio evento.

Capítulo 8 – Comunicação e venda do projeto

Nesta fase o promotor do evento se defrontará com dois grandes desafios: driblar prováveis recusas e/ou vencer a concorrência de muitos outros promotores de eventos também em busca de patrocínio. Neste capítulo são discutidas as técnicas de vendas e as maneiras corretas de abordagem para cada uma das fases da venda.

Fase I – Agendamento da visita
- Apresentação pessoal
- Transpor barreiras de entrada
- Conseguir o agendamento

Fase II – Primeira reunião
Algumas regras são essenciais ao sucesso dessa fase:
- Empatia
- Conhecimento
- Abordagem consultiva
- Motivação

Fase III – A apresentação do projeto
Algumas regras são essenciais na preparação desse momento:
- Tempo da apresentação
- Infra-estrutura tecnológica
- Forma de apresentação
- Cópias da apresentação
- Customização real

Fase IV – A negociação
Há dois tipos de situações possíveis de objeção:
- Negativa firme e decidida
- Questionamentos e negativas abertas

Fase V – Conclusão
Não contar com recursos que já não estejam em suas mãos. A negociação somente termina quando é feita a assinatura do contrato.
Uma das habilidades de um bom vendedor é ser imediatista e não perder o foco nem o objetivo final da negociação, que é a assinatura do contrato.

Fase VI – Follow-up
É necessária para que o vendedor garanta a satisfação do cliente, levando-o a investir nas futuras edições do evento ou em outros organizados ou promovidos por sua empresa.

Capítulo 7 – Desenvolvimento de um plano de ataque

A primeira fase do desenho do plano de ataque é por tanto, o estudo do suspects.

Estudo do suspects
Estudar o suspects significa conhecer o perfil das empresas, seus objetivos de marketing, suas estratégias de eventos e o seu orçamento destinado a eventos. Esses aspectos configuram boa parte do plano de ataque.

Processo decisório
Uma das tarefas mais complexas na venda de um evento é o entendimento do processo decisório de compra sob a perspectiva de cada suspect, que envolve as seguintes perguntas:
- que papel cada pessoa da empresa desempenha?
- qual o fluxo de decisão?
- quando elas decidem?

Que papel cada pessoa desempenha
São descritos a seguir os possíveis papéis desempenhados pelas pessoas que participam do processo decisório da aquisição de um projeto de eventos.
- Decisor final: pessoas que dão a palavra final na decisão.
- Influenciador: pessoas que tem poder de fazer as coisas acontecerem dentro da empresa, por sua capacidade de influência, sua experiência dentro da empresa ou sua capacidade política de persuasão.
- Consultor: pessoas de fora da empresa que podem ser consultadas sobre as vantagens e desvantagens do projeto.
- Executores: pessoas da área que serão responsáveis pela execução do evento e que, podem sinalizar pontos fortes e fracos do projeto.

Fluxo de decisão
Todos os papéis descritos podem ser desempenhados por uma única pessoa ou por um grupo de pessoas. E os papéis podem ser exercidos informalmente ou de forma estruturada, com processo e fluxo de decisão implementados e divulgados dentro da empresa.
Além de identificar na estrutura os responsáveis pela decisão de projetos de eventos, deve-se nessa fase estudar o fluxo desse processo e o tempo médio se sua execução. Essas informações serão úteis para que se planeje o momento adequado de iniciar as negociações.

Quando eles decidem?
As variáveis que definem a melhor época estão relacionadas aos seguintes fatores:
a- Planejamento: esse planejamento pode ser anual, semestral ou até trimestral, dependendo de cada empresa. É importante que se identifiquem os períodos em que o departamento de marketing estará em planejamento.
b- Calendário fiscal: cada empresa trabalha com um calendário fiscal diferente. É preciso que o promotor do evento se certifique de que o ano fiscal do suspect analisado corresponde ao comumente empregado no Brasil.

Abordagens personalizadas
É preciso estabelecer um plano de entrada efetivo para cada contato dentro da empresa que contenha os seguintes itens: contrato-target, objetivo da abordagem, forma de abordagem, mensagem e plano da conversa.
a- Contato-target: nome da pessoa que será contatada.
b- Objetivo da abordagem: para cada participante do processo decisório da empresa, pode existir um objetivo diferente.
c- Forma de abordagem: para cada contato seja necessária um forma de abordagem diferente. A melhor forma é aquela com o qual o interlocutor se sinta mais a vontade para um primeiro contato.
d- Mensagem: deve ser criada a partir das necessidades e dos anseios dos suspects.
e- Plano da conversa: antes de qualquer abordagem é preciso que se planeje a conversa , considerando todas as possíveis respostas e dúvidas.

Campanhas personalizadas
As campanhas devem ser planejadas antes do inicio da venda do projeto e definidas por meio de um fluxograma de ações, com datas e formatos definidos. Os recursos são:
- E-mail de apresentação: deve ter no formato o assunto, texto curto, tamanho, formato, conteúdo, personalização e contato correto.
- Envio de material: pode anteceder um contato telefônico ou vir a posteriori.
- Evento de lançamento: a empresa promotora pode organizar o próprio evento de lançamento do projeto.
- Telegrama: é uma forma cara e limitada, porém segura de aproximação com o decisor da empresa.
- Campanha de mídia: pode utilizar veículos de mídia dirigidos.
- E-mails seqüenciais: recurso para dar seqüência às negociações.

Capítulo 6 – Planejamento e Venda

Para que um evento tenha êxito, é preciso que passe por 3 fases:
- treinamento
- elaboração do material de apoio
- plano de ataque

Experiência na aquisição do patrocínio

Essa parte envolve sabedoria, experiência de mercado e uma boa estratégia de venda.
O vendedor deve se colocar no lugar do comprador para avaliar seu próprio negócio, do contrário, pode gerar um desentendimento entre as partes.

Estudo do mercado de eventos

O domínio do mercado de eventos é essencial para entrar no ramo de negócios.
É necessário se atualizar constantemente sobre concorrência, formas de comercialização, números do setor e processo de decisão.
Além disso, o vendedor deve conhecer de forma aprofundada sobre a organização de um evento. Exemplo:
Números do setor: - quantos eventos ocorrem por ano/mês?
- quanto fatura o setor?
- quanto as organizações investem no setor?

Concorrência: - qual a estratégia?
- como são comercializados?
- por quem são comercializados?

Estudo do projeto

Para vender um produto, é fundamental conhecê-lo, o que significa compreender aspectos operacionais, como:
- formato do evento ( local, agenda...)
- histórico dos palestrantes
- patrocinadores já confirmados
Bem como aspectos estratégicos:
- missão
- público-alvo
- dados que justifiquem o evento
- objetivos

São essas as principais fases de planejamento e venda de um evento, portanto podemos concluir que o melhor projeto é aquele bem desenvolvido, planejado e apresentado para cada tipo de cliente, ou seja, deve ser trabalhado sobre os valores institucionais característicos do cliente em potencial, com parâmetros predefinidos que garantam o sucesso dos objetivos do evento em questão.

Capítulo 5 – Previsão dos resultados da arrecadação de recursos

Há diferentes fases a serem percorridas pelo promotor na venda de um projeto. As fases são definidas a seguir:

Fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto
- Suspects: Todas as empresas e pessoas integrantes do universo target de patrocínio e que, são potenciais investidores.
- Prospects: Empresas e pessoas com os quais o vendedor do projeto obteve o primeiro contato, e que são potenciais investidores contatados.
- Leads: empresas e pessoas que responderam ao primeiro contato e que expressaram interesse em mais informações e que são potenciais investidores interessados.
- Leads qualificados: empresas e pessoas de nível decisório, que demonstraram necessidade eminente com relação ao evento, adequação do projeto a essa necessidade e que tem orçamento disponível. São potenciais investidores prontos a receber uma proposta.
- Oportunidades: proposta emitida ao decisor do projeto.
- Vendas: contrato assinado.
A fase que o promotor deverá ir percorrendo, desde o levantamento dos suspects até a conclusão das vendas é ilustrado em forma de funil, o chamado funil de prospecção.

Cálculo dos números de cada uma das fases do funil de prospecção
Para efetuar o cálculo de suspects necessários para atingir os resultados, o promotor deve:
1- ter estabelecidos os níveis de cotas e o valor médio de cada uma;
2- estimar o percentual de sucesso para cada etapa do funil.

A construção de cenários de cotas de patrocínio e simulação de resultados
Ao construir os cenários e realizar as simulações, é necessário que o promotor tome algumas precauções, como:
1- considerar os benefícios constantes de cada nível para respeitar a regra custo-beneficio.
2- verificar se há universo de patrocinadores-target suficiente para os cenários analisados.
3- tomar cuidado para não criar um carnaval de marcas.
4- tomar cuidado para não criar dependência de um único patrocinador.
5- simular também cenários com um, dois ou mais de três níveis.

Capítulo 4 – Identificação, seleção e priorização de provedores de recursos para a realização de eventos

Neste capitulo serão discutidas: a identificação do universo de possíveis patrocinadores; a seleção desse universo; a priorização das empresas dentro desse grupo; e a previsão dos resultados da arrecadação de recursos.

Modalidades de obtenção de recursos para o financiamento de eventos

Há no mercado diversas fontes de obtenção de recursos:
- Patrocínio: A seguir são apresentadas vantagens e desvantagens do patrocínio.
Vantagens do patrocínio:
- Vantagem financeira
- Alavancar a imagem do evento e do promotor
- Alavancar os resultados com a participação de parceiros
Desvantagens do patrocínio:
- Efeito sombra
- Dependência
- Carnaval de marcas
- “Amigo-concorrente”

- Co-patrocinio: Ocorre quando 2 empresas compartilham uma cota de patrocínio de evento promovido e organizado por um terceiro.

- Patrocínio com uso das leis de incentivo fiscal: É uma subcategoria do patrocínio baseada na troca de recursos de patrocínio por abatimentos nos impostos da empresa utilizando-se das leis de incentivo fiscal.

- Parceria: Junção de esforços e recursos complementares de 2 ou mais empresas que já atuam em conjunto no mercado na promoção ou organização de determinado evento, visando a objetivos e interesses comuns com os seus resultados.

- Apoio: É a disponibilização de recursos próprios, não financeiros, porem necessários ao evento. É empregado nas seguintes atividades:
- Divulgação do evento
- Promoção do evento
- Administração da venda de ingressos
- Transporte
- Pacote de viagens e hospedagem
- Infra-estrutura
- Produção

- Venda de ingressos/convites: É a obtenção de recursos por meio da venda de ingressos aos convidados do evento.


Identificação do universo de possíveis patrocinadores

O promotor deve ter em mente os objetivos de sua empresa para a arrecadação dos recursos e o número-alvo de patrocinadores.
Da lista de segmentos-alvo devem, então, constar as seguintes categorias:
- Segmentos diretos
- Segmentos indiretos
- Parceiros
Após listar os segmentos, o promotor deve preparar uma relação de todas as empresas constantes em cada um desses segmentos.

Seleção do universo de possíveis patrocinadores

São necessárias exaustivas pesquisas que considerem os seguintes aspectos:
- perfil das empresas;
- objetivos de marketing;
- estratégias de eventos;
- orçamento destinado a eventos.

Priorização das empresas dentro do universo de possíveis patrocinadores

Sugere que seja utilizada uma ferramenta de apoio à priorização que considere dois aspectos:
a) as empresas com maio propensão a investir no patrocínio, divididas por porte, segmentos e outras categorias de interesse do promotor;
b) as empresas que mais interessam ao promotor.
A seguir é apresentada uma possível ferramenta de apoio à priorização, cuja aplicação é simples e eficaz. É aplicada somente para modalidades de arrecadação de verba que incluam calores financeiros.
Critérios utilizados:
- Valor da imagem
- Relacionamento
- Potencial de investimento
- Histórico de investimento
- Alinhamento do evento
Quando se define o universo das empresas potenciais investidoras, há sempre aquelas em número bastante restrito, que são de maior interesse do promotor do evento denominadas must win.

Turiscambo 2009 - Montagem do Evento !

O Turiscambo será um evento que englobará varios setores que fazem parte da produção de um evento.
Nossa grupo ficou com o setor de "Montagem" do evento.
Relembrando do Turiscambo passado que foi feito dentro do prédio , nosso grupo tem o desejo de programar, organizar e montar o Segundo ano do evento á céu aberto.
Nosso plano é o seguinte:
1) Fazer o evento na área externa do prédio 47.
2) Conseguir no DCE a lona do teatro de arena (circo).
3) O "escambo" será montado na área externa do prédio 47.
4) Duas salas serão usadas: uma para o show acústico e outra para as oficinas.
5) A troca de objetos funcionará na forma de barraquinhas , todas separadas por diferentes itens.
6) Em uma das salas teremos a performace de um show "ao vivo - voz e violão".
7) Na outra estaremos oferecendo oficinas de aprendizagem.

Pensando na forma de um triângulo , pretendemos unir todas as etapas do evento, assim o convidado pode interagir e participar de tudo que o Turiscambo tem a oferecer.
Basicamente foi essa a montagem definida pelo grupo , porém estamos abertos a novas opiniões e abertos á novas idéias!!

Capitulo 3 – Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio

Listar todas as possibilidades de benefícios é essencial para que o promotor possa definir cotas de patrocínio e seus valores e elaborar as propostas comerciais para venda dessas cotas.
A seguir são apresentadas as possibilidades e regras necessárias para se garantir uma adequada oferta de benefícios aos patrocinadores, dependendo do objetivo do evento e dos recursos disponíveis.

- Exposição da marca: exemplos de benefícios que podem ser oferecidos para a exposição da marca.
a) Divulgação na mídia;
b) Assessoria de imprensa;
c) Peças de divulgação;
d) Merchandising: as possibilidades de merchandising durante o evento são inúmeras, dependendo da capacidade de inovar de seus promotores. Para citar algumas:
- Inserção da logomarca em material de sinalização do evento.
- Distribuição de material promocional da empresa durante o evento.
- Entrega ou sorteio de brindes.
- Divulgação de vídeo.
- Menção do patrocinador.
e) Patrocínio do traslado;
f) Patrocínio do Keynote speaker;

- Palestras durante o evento: essa ação é extremamente atrativa para possíveis patrocinadores do evento.

- Estande ou espaço exclusivo: o promotor do evento deve apresentar um layout do pavilhão de exposições e permitir que o patrocinador escolha o local de seu estande.

- Ações Sociais e de entretenimento:
a) Atividades esportivas
b) Almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis
c) salas de relaxamento ou beleza
d) Shows
e) cursos de aperfeiçoamento pessoal
f) sala de internet.

- Estratégia pré e pós-evento: as ações pós evento devem ter inicio antes do evento, durante sua execução e após seu término. O apoio as ações pós evento pode ser padronizado e oferecido a todos os patrocinadores de uma mesma forma ou customizado de acordo com o interesse de cada um. São idéias de ações pós evento:
a) Mais do que um RSVP.
b) Contato pré-evento
c) Mailing dos participantes
d) Envio de material
e) Pós-evento
f) Administração do mailing e das ações

- Avaliação do evento: oferecer como parte dos benefícios do patrocínio o resultado da avaliação do evento.

- Cálculo do valor do evento: Etapas do valor total do evento:
a) identificar o custo do evento
b) calcular o valor do evento

- Decisões sobre níveis de cotas de patrocínio: Cotas de patrocínio são parcelas predefinidas da parte total do valor do evento que cabem a cada patrocinador.A seguir 3 possibilidades de divisão do valor total do evento em cotas de patrocínio:
a) um único patrocinador
b) Mais de um patrocinador, com cotas de valores e benefícios similares
c) Mais de um patrocinador com cotas e valores diferenciados

Estruturação da idéia de um evento


Ter a idéia de fazer um evento é apenas o primeiro passo, o promotor terá a necessidade de fazer a estruturação desse evento , assim como também a identificação do público alvo , o conceito e o formato do evento e o perfil dos convidados.

Tema central:
O tema central é na maioria das vezes o próprio título do evento, ou sua descrição mais elaborada, a escolha do tema deve ser feita com bastante cuidado, pois, tem relação direta com a possibilidade de sucesso da venda do evento e da sua execução.

Missão:
A missão é praticamente a razão de o evento existir, ela tem que ser duradoura e não-perecível no decorrer do tempo e deve transparecer o principal conceito do evento, seu propósito e a sua contribuição no mercado.

Objetivos:
Definir os objetivos significa saber o que se pretende alcançar de resultados positivos e negativos e descrever o principal motivo pelo qual o evento foi idealizado. Existem os objetivos principais e secundários:

Objetivo Principal:
O promotor deve decidir se o evento tem como principal propósito: o relacionamento, a divulgação da marca ou a execução de negócios e vendas.

Objetivos Secundários:
Os objetivos secundários são aqueles que vêm em segundo plano, porem, não deixam de serem menos importantes para o perfeito funcionamento do evento.

Identificação do Público alvo e perfil dos convidados:
A definição do público alvo é de extrema importância para o sucesso do evento, e essa definição devem corresponder às expectativas traçadas nos objetivos, o promotor deve, portanto primeiramente definir o público alvo: pessoa jurídica ou física.
Para um melhor aproveitamento do evento deve-se definir apenas um desses públicos, para que o promotor possa manter o foco do evento em questão.

Escolha do formato do evento:
Após definir o conceito e identificar o público alvo é necessário que decida o formato que é composto pelos seguintes itens:
-data
-local
-atividades
-programa

Escolha da data:
A escolha da data de um evento deve seguir alguns critérios que serão decisivos para o sucesso da festa:
1- pesquisar datas comemorativas
2-pesquisar eventos concorrentes
3-considerar dias da semana
4-considerar datas de fechamento apropriado
5-sazonalidade de vendas

Definição do local:
É uma decisão muito importante e crucial para o sucesso das vendas de patrocínio e da realização do evento. O promotor deve considerar:
-se o local tem a cara do evento
-se o local tem a infra-estrutura necessária
-se o local condiz com o orçamento

Atividades:
As atividades devem variar de acordo com o objetivo do evento e assim como o local devem ter a “cara” do evento. As atividades mais comuns são:
-palestras
-reuniões
-ações sociais, culturais e de entretenimento
-estandes para exposição e vendas

Programa:
De acordo com as atividades do evento, deve-se definir o programa geral com horários, durações e conteúdo e deve ser elaborado cuidadosamente e divulgado nos mínimos detalhes.

Resumos da Introdução e do Capitulo 1

Introdução

O setor de eventos apresenta grande desenvolvimento no setor relacionado ao negócio tanto nos Estados Unidos quanto no Brasil. Kotler (1990) destaca o início dos eventos nas áreas de promoções e vendas. Nesta época as empresas começaram a nomear gerentes da área para liderarem os variados meios de promoções e vendas com os quais ninguém se importava.O autor destaca os mais importantes sendo:
• A FENIT – Feira Nacional da Indústria Têxtil em 1958.
• O Complexo Anhembi em 1970 com o salão do automobilismo.
Nos eventos citados acima, ainda não havia venda de produtos no local do evento, pois este é ainda mais recente no Brasil.
Hoje ao observarmos a quantidade e importância que eventos de negócios adquiriram, ficando impressionados com a rapidez do desenvolvimento em cerca de 50 anos apenas, além da popularização que os eventos ganharam o que os transformaram em commodities.
Muitos eventos banalizaram-se pela repetição, falta de novidades e desinteresse de seus organizadores, além do grande número de propostas, o que se tornou problemas para eventuais patrocinadores nas decisões e escolhas de eventos a serem patrocinados.
A partir daí surgiram para o proponente de eventos requisitos que são cada vez mais importantes, tais como: idéias muito criativas, boa estruturação, projetos adequados, capacidade de comunicação e facilidade de vendas na busca de patrocínio que facilitassem a realização do evento.
1ª Etapa – consiste de boas idéias de várias fontes. Geralmente a pessoa ou o grupo tem mais de uma idéia, a partir daí as melhores idéias são analisadas e selecionadas sendo que a melhor das idéias passará por um processo de melhor elaboração e por um teste.
2ª Etapa – a estruturação do projeto, identificação de provedores de recursos, revisão dos resultados de arrecadação de recursos.
3ª Etapa – Planejamento e plano de destaque de venda do evento, feito isso partimos para o contato com possíveis patrocinadores, aos quais é apresentado a projetos que por eles pode ser aceito ipsis litteris, aceito parcialmente, o que no caso todo o projeto deve ser revisto e reapresentado de acordo com a conveniência de ambas as partes, ou até mesmo rejeitado, e neste caso deve-se buscar outro patrocinador que o aceite total ou parcialmente. Uma vez aceito o projeto deverá ser executado segundo a proposta.
Os resultados deviam ser discutidos pelos patrocinadores visando a realização da nova edição ou de um novo evento.


Capítulo 1 – Geração, seleção e teste de idéias para eventos

As rápidas mudanças no mercado impulsionadas por vários fatores vêm obrigando as empresas a repensarem seu modelo de negócio e suas estratégias, criando novos negócios e produtos diferenciados da concorrência.
No setor de eventos não é diferente, torna-se necessário a busca por projetos criativos e diferenciados.
Em um novo projeto de eventos, várias idéias podem surgir. É preciso que a identificação da melhor idéia passe por um processo estruturado, considerando três etapas: geração, seleção e teste.

Geração de idéias
Várias são as fontes que se pode recorrer na geração de idéias, mas algumas técnicas são necessárias como:
- Observação: um bom observador é, geralmente um bom gerador de idéias.
- Auto-análise: reflexão sobre necessidades que não são atendidas por outra empresa.
- Leitura: quem lê tem diferentes pontos de vista sobre diversas realidades.
- Brainstorming: reuniões de livre discussão.
- Network: conversas com amigos, colegas de profissão, empresa ou área de atuação.

As fontes de geração de idéias são inúmeras e podem ser classificadas em 2 categorias:
- Fontes internas: equipe de vendas, equipe de suporte e atendimento, caixas de sugestões, pesquisas internas e estrutura interna de pesquisa.
- Fontes externas à empresa: clientes, parceiros e fornecedores, concorrência, outros eventos e outras fontes.

Seleção de idéias
Com a adoção dos processos citados, espera-se que um bom número de idéias tenha sido coletado. É preciso selecionar a melhor, ainda que seja doloroso descartar idéias interessantes.
No processo de seleção de idéias dois critérios são analisados:
- Demanda: visa considerar aspectos externos à empresa.
- competência interna: capacidade técnica de execução da idéia, a existência de recursos internos, o custo de viabilidade do projeto, o impacto do negocio, vantagem competitiva e adequação com a imagem da empresa.
Ao selecionar uma idéia entre varias é preciso avaliar seu grau de inovação ou diferenciação no mercado.

Teste e avaliação das idéias selecionadas
É preciso que a idéia selecionada seja testada, antes de partir para o seu desenvolvimento e execução.
No setor de eventos, é inviável realizar pesquisas in loco com o produto, já que ele não é físico. A empresa pode testar o conceito utilizando-se de material impresso que descreva a estratégia, o objetivo, o público-alvo e as características do evento.
O promotor do evento pode efetuar visitas informais a um grupo previamente selecionado de clientes e parceiros. Ele deve planejar a visita estruturando um roteiro de entrevista com as perguntas necessárias.
A próxima etapa do processo consiste na estruturação da idéia selecionada.

Popularização dos Museus para escolas Municipais

O projeto tem como objetivo incentivar alunos das escolas municipais de Belo Horizonte a visitar e explorar museus da capital mineira para adquirirem conhecimentos que possam enriquece-los culturalmente.

Quem são Os Intocáveis?

Estes são os intocáveis:

-Gabriel Peluso Condé

-Wellington Rodrigues Jardim

-José Antônio Cardoso Filho

-Charliane Ribeiro Lopes

-Rafael da Silva Batista Abreu