Capítulo 7 – Desenvolvimento de um plano de ataque

A primeira fase do desenho do plano de ataque é por tanto, o estudo do suspects.

Estudo do suspects
Estudar o suspects significa conhecer o perfil das empresas, seus objetivos de marketing, suas estratégias de eventos e o seu orçamento destinado a eventos. Esses aspectos configuram boa parte do plano de ataque.

Processo decisório
Uma das tarefas mais complexas na venda de um evento é o entendimento do processo decisório de compra sob a perspectiva de cada suspect, que envolve as seguintes perguntas:
- que papel cada pessoa da empresa desempenha?
- qual o fluxo de decisão?
- quando elas decidem?

Que papel cada pessoa desempenha
São descritos a seguir os possíveis papéis desempenhados pelas pessoas que participam do processo decisório da aquisição de um projeto de eventos.
- Decisor final: pessoas que dão a palavra final na decisão.
- Influenciador: pessoas que tem poder de fazer as coisas acontecerem dentro da empresa, por sua capacidade de influência, sua experiência dentro da empresa ou sua capacidade política de persuasão.
- Consultor: pessoas de fora da empresa que podem ser consultadas sobre as vantagens e desvantagens do projeto.
- Executores: pessoas da área que serão responsáveis pela execução do evento e que, podem sinalizar pontos fortes e fracos do projeto.

Fluxo de decisão
Todos os papéis descritos podem ser desempenhados por uma única pessoa ou por um grupo de pessoas. E os papéis podem ser exercidos informalmente ou de forma estruturada, com processo e fluxo de decisão implementados e divulgados dentro da empresa.
Além de identificar na estrutura os responsáveis pela decisão de projetos de eventos, deve-se nessa fase estudar o fluxo desse processo e o tempo médio se sua execução. Essas informações serão úteis para que se planeje o momento adequado de iniciar as negociações.

Quando eles decidem?
As variáveis que definem a melhor época estão relacionadas aos seguintes fatores:
a- Planejamento: esse planejamento pode ser anual, semestral ou até trimestral, dependendo de cada empresa. É importante que se identifiquem os períodos em que o departamento de marketing estará em planejamento.
b- Calendário fiscal: cada empresa trabalha com um calendário fiscal diferente. É preciso que o promotor do evento se certifique de que o ano fiscal do suspect analisado corresponde ao comumente empregado no Brasil.

Abordagens personalizadas
É preciso estabelecer um plano de entrada efetivo para cada contato dentro da empresa que contenha os seguintes itens: contrato-target, objetivo da abordagem, forma de abordagem, mensagem e plano da conversa.
a- Contato-target: nome da pessoa que será contatada.
b- Objetivo da abordagem: para cada participante do processo decisório da empresa, pode existir um objetivo diferente.
c- Forma de abordagem: para cada contato seja necessária um forma de abordagem diferente. A melhor forma é aquela com o qual o interlocutor se sinta mais a vontade para um primeiro contato.
d- Mensagem: deve ser criada a partir das necessidades e dos anseios dos suspects.
e- Plano da conversa: antes de qualquer abordagem é preciso que se planeje a conversa , considerando todas as possíveis respostas e dúvidas.

Campanhas personalizadas
As campanhas devem ser planejadas antes do inicio da venda do projeto e definidas por meio de um fluxograma de ações, com datas e formatos definidos. Os recursos são:
- E-mail de apresentação: deve ter no formato o assunto, texto curto, tamanho, formato, conteúdo, personalização e contato correto.
- Envio de material: pode anteceder um contato telefônico ou vir a posteriori.
- Evento de lançamento: a empresa promotora pode organizar o próprio evento de lançamento do projeto.
- Telegrama: é uma forma cara e limitada, porém segura de aproximação com o decisor da empresa.
- Campanha de mídia: pode utilizar veículos de mídia dirigidos.
- E-mails seqüenciais: recurso para dar seqüência às negociações.