Estruturação da idéia de um evento


Ter a idéia de fazer um evento é apenas o primeiro passo, o promotor terá a necessidade de fazer a estruturação desse evento , assim como também a identificação do público alvo , o conceito e o formato do evento e o perfil dos convidados.

Tema central:
O tema central é na maioria das vezes o próprio título do evento, ou sua descrição mais elaborada, a escolha do tema deve ser feita com bastante cuidado, pois, tem relação direta com a possibilidade de sucesso da venda do evento e da sua execução.

Missão:
A missão é praticamente a razão de o evento existir, ela tem que ser duradoura e não-perecível no decorrer do tempo e deve transparecer o principal conceito do evento, seu propósito e a sua contribuição no mercado.

Objetivos:
Definir os objetivos significa saber o que se pretende alcançar de resultados positivos e negativos e descrever o principal motivo pelo qual o evento foi idealizado. Existem os objetivos principais e secundários:

Objetivo Principal:
O promotor deve decidir se o evento tem como principal propósito: o relacionamento, a divulgação da marca ou a execução de negócios e vendas.

Objetivos Secundários:
Os objetivos secundários são aqueles que vêm em segundo plano, porem, não deixam de serem menos importantes para o perfeito funcionamento do evento.

Identificação do Público alvo e perfil dos convidados:
A definição do público alvo é de extrema importância para o sucesso do evento, e essa definição devem corresponder às expectativas traçadas nos objetivos, o promotor deve, portanto primeiramente definir o público alvo: pessoa jurídica ou física.
Para um melhor aproveitamento do evento deve-se definir apenas um desses públicos, para que o promotor possa manter o foco do evento em questão.

Escolha do formato do evento:
Após definir o conceito e identificar o público alvo é necessário que decida o formato que é composto pelos seguintes itens:
-data
-local
-atividades
-programa

Escolha da data:
A escolha da data de um evento deve seguir alguns critérios que serão decisivos para o sucesso da festa:
1- pesquisar datas comemorativas
2-pesquisar eventos concorrentes
3-considerar dias da semana
4-considerar datas de fechamento apropriado
5-sazonalidade de vendas

Definição do local:
É uma decisão muito importante e crucial para o sucesso das vendas de patrocínio e da realização do evento. O promotor deve considerar:
-se o local tem a cara do evento
-se o local tem a infra-estrutura necessária
-se o local condiz com o orçamento

Atividades:
As atividades devem variar de acordo com o objetivo do evento e assim como o local devem ter a “cara” do evento. As atividades mais comuns são:
-palestras
-reuniões
-ações sociais, culturais e de entretenimento
-estandes para exposição e vendas

Programa:
De acordo com as atividades do evento, deve-se definir o programa geral com horários, durações e conteúdo e deve ser elaborado cuidadosamente e divulgado nos mínimos detalhes.