Capítulo 9 – A avaliação do evento

A avaliação do evento interessa a várias categorias de profissionais como o promotor, responsável pelo seu planejamento, organização e execução. A avaliação terá o propósito de provê-los de feedback sobre os trabalhos realizados e melhorá-los.
O promotor do evento precisa saber se conduziu bem o evento e se atendeu aos objetivos esperados.
O patrocinador precisa saber se o investimento teve o retorno desejado.

Avaliação do ponto de vista dos visitantes
As opiniões de diferentes categorias de visitantes como o visitante vip, o convidado, o interessado, interessam de maneiras e com pesos diferentes.

Apresentação dos resultados aos patrocinadores
Na hora da discussão dos resultados com o patrocinador, é preciso visar não só o fechamento da avaliação como também a venda do próximo evento. Essa discussão pode ser feita no local do próprio evento.

Capítulo 8 – Comunicação e venda do projeto

Nesta fase o promotor do evento se defrontará com dois grandes desafios: driblar prováveis recusas e/ou vencer a concorrência de muitos outros promotores de eventos também em busca de patrocínio. Neste capítulo são discutidas as técnicas de vendas e as maneiras corretas de abordagem para cada uma das fases da venda.

Fase I – Agendamento da visita
- Apresentação pessoal
- Transpor barreiras de entrada
- Conseguir o agendamento

Fase II – Primeira reunião
Algumas regras são essenciais ao sucesso dessa fase:
- Empatia
- Conhecimento
- Abordagem consultiva
- Motivação

Fase III – A apresentação do projeto
Algumas regras são essenciais na preparação desse momento:
- Tempo da apresentação
- Infra-estrutura tecnológica
- Forma de apresentação
- Cópias da apresentação
- Customização real

Fase IV – A negociação
Há dois tipos de situações possíveis de objeção:
- Negativa firme e decidida
- Questionamentos e negativas abertas

Fase V – Conclusão
Não contar com recursos que já não estejam em suas mãos. A negociação somente termina quando é feita a assinatura do contrato.
Uma das habilidades de um bom vendedor é ser imediatista e não perder o foco nem o objetivo final da negociação, que é a assinatura do contrato.

Fase VI – Follow-up
É necessária para que o vendedor garanta a satisfação do cliente, levando-o a investir nas futuras edições do evento ou em outros organizados ou promovidos por sua empresa.

Capítulo 7 – Desenvolvimento de um plano de ataque

A primeira fase do desenho do plano de ataque é por tanto, o estudo do suspects.

Estudo do suspects
Estudar o suspects significa conhecer o perfil das empresas, seus objetivos de marketing, suas estratégias de eventos e o seu orçamento destinado a eventos. Esses aspectos configuram boa parte do plano de ataque.

Processo decisório
Uma das tarefas mais complexas na venda de um evento é o entendimento do processo decisório de compra sob a perspectiva de cada suspect, que envolve as seguintes perguntas:
- que papel cada pessoa da empresa desempenha?
- qual o fluxo de decisão?
- quando elas decidem?

Que papel cada pessoa desempenha
São descritos a seguir os possíveis papéis desempenhados pelas pessoas que participam do processo decisório da aquisição de um projeto de eventos.
- Decisor final: pessoas que dão a palavra final na decisão.
- Influenciador: pessoas que tem poder de fazer as coisas acontecerem dentro da empresa, por sua capacidade de influência, sua experiência dentro da empresa ou sua capacidade política de persuasão.
- Consultor: pessoas de fora da empresa que podem ser consultadas sobre as vantagens e desvantagens do projeto.
- Executores: pessoas da área que serão responsáveis pela execução do evento e que, podem sinalizar pontos fortes e fracos do projeto.

Fluxo de decisão
Todos os papéis descritos podem ser desempenhados por uma única pessoa ou por um grupo de pessoas. E os papéis podem ser exercidos informalmente ou de forma estruturada, com processo e fluxo de decisão implementados e divulgados dentro da empresa.
Além de identificar na estrutura os responsáveis pela decisão de projetos de eventos, deve-se nessa fase estudar o fluxo desse processo e o tempo médio se sua execução. Essas informações serão úteis para que se planeje o momento adequado de iniciar as negociações.

Quando eles decidem?
As variáveis que definem a melhor época estão relacionadas aos seguintes fatores:
a- Planejamento: esse planejamento pode ser anual, semestral ou até trimestral, dependendo de cada empresa. É importante que se identifiquem os períodos em que o departamento de marketing estará em planejamento.
b- Calendário fiscal: cada empresa trabalha com um calendário fiscal diferente. É preciso que o promotor do evento se certifique de que o ano fiscal do suspect analisado corresponde ao comumente empregado no Brasil.

Abordagens personalizadas
É preciso estabelecer um plano de entrada efetivo para cada contato dentro da empresa que contenha os seguintes itens: contrato-target, objetivo da abordagem, forma de abordagem, mensagem e plano da conversa.
a- Contato-target: nome da pessoa que será contatada.
b- Objetivo da abordagem: para cada participante do processo decisório da empresa, pode existir um objetivo diferente.
c- Forma de abordagem: para cada contato seja necessária um forma de abordagem diferente. A melhor forma é aquela com o qual o interlocutor se sinta mais a vontade para um primeiro contato.
d- Mensagem: deve ser criada a partir das necessidades e dos anseios dos suspects.
e- Plano da conversa: antes de qualquer abordagem é preciso que se planeje a conversa , considerando todas as possíveis respostas e dúvidas.

Campanhas personalizadas
As campanhas devem ser planejadas antes do inicio da venda do projeto e definidas por meio de um fluxograma de ações, com datas e formatos definidos. Os recursos são:
- E-mail de apresentação: deve ter no formato o assunto, texto curto, tamanho, formato, conteúdo, personalização e contato correto.
- Envio de material: pode anteceder um contato telefônico ou vir a posteriori.
- Evento de lançamento: a empresa promotora pode organizar o próprio evento de lançamento do projeto.
- Telegrama: é uma forma cara e limitada, porém segura de aproximação com o decisor da empresa.
- Campanha de mídia: pode utilizar veículos de mídia dirigidos.
- E-mails seqüenciais: recurso para dar seqüência às negociações.

Capítulo 6 – Planejamento e Venda

Para que um evento tenha êxito, é preciso que passe por 3 fases:
- treinamento
- elaboração do material de apoio
- plano de ataque

Experiência na aquisição do patrocínio

Essa parte envolve sabedoria, experiência de mercado e uma boa estratégia de venda.
O vendedor deve se colocar no lugar do comprador para avaliar seu próprio negócio, do contrário, pode gerar um desentendimento entre as partes.

Estudo do mercado de eventos

O domínio do mercado de eventos é essencial para entrar no ramo de negócios.
É necessário se atualizar constantemente sobre concorrência, formas de comercialização, números do setor e processo de decisão.
Além disso, o vendedor deve conhecer de forma aprofundada sobre a organização de um evento. Exemplo:
Números do setor: - quantos eventos ocorrem por ano/mês?
- quanto fatura o setor?
- quanto as organizações investem no setor?

Concorrência: - qual a estratégia?
- como são comercializados?
- por quem são comercializados?

Estudo do projeto

Para vender um produto, é fundamental conhecê-lo, o que significa compreender aspectos operacionais, como:
- formato do evento ( local, agenda...)
- histórico dos palestrantes
- patrocinadores já confirmados
Bem como aspectos estratégicos:
- missão
- público-alvo
- dados que justifiquem o evento
- objetivos

São essas as principais fases de planejamento e venda de um evento, portanto podemos concluir que o melhor projeto é aquele bem desenvolvido, planejado e apresentado para cada tipo de cliente, ou seja, deve ser trabalhado sobre os valores institucionais característicos do cliente em potencial, com parâmetros predefinidos que garantam o sucesso dos objetivos do evento em questão.

Capítulo 5 – Previsão dos resultados da arrecadação de recursos

Há diferentes fases a serem percorridas pelo promotor na venda de um projeto. As fases são definidas a seguir:

Fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto
- Suspects: Todas as empresas e pessoas integrantes do universo target de patrocínio e que, são potenciais investidores.
- Prospects: Empresas e pessoas com os quais o vendedor do projeto obteve o primeiro contato, e que são potenciais investidores contatados.
- Leads: empresas e pessoas que responderam ao primeiro contato e que expressaram interesse em mais informações e que são potenciais investidores interessados.
- Leads qualificados: empresas e pessoas de nível decisório, que demonstraram necessidade eminente com relação ao evento, adequação do projeto a essa necessidade e que tem orçamento disponível. São potenciais investidores prontos a receber uma proposta.
- Oportunidades: proposta emitida ao decisor do projeto.
- Vendas: contrato assinado.
A fase que o promotor deverá ir percorrendo, desde o levantamento dos suspects até a conclusão das vendas é ilustrado em forma de funil, o chamado funil de prospecção.

Cálculo dos números de cada uma das fases do funil de prospecção
Para efetuar o cálculo de suspects necessários para atingir os resultados, o promotor deve:
1- ter estabelecidos os níveis de cotas e o valor médio de cada uma;
2- estimar o percentual de sucesso para cada etapa do funil.

A construção de cenários de cotas de patrocínio e simulação de resultados
Ao construir os cenários e realizar as simulações, é necessário que o promotor tome algumas precauções, como:
1- considerar os benefícios constantes de cada nível para respeitar a regra custo-beneficio.
2- verificar se há universo de patrocinadores-target suficiente para os cenários analisados.
3- tomar cuidado para não criar um carnaval de marcas.
4- tomar cuidado para não criar dependência de um único patrocinador.
5- simular também cenários com um, dois ou mais de três níveis.

Capítulo 4 – Identificação, seleção e priorização de provedores de recursos para a realização de eventos

Neste capitulo serão discutidas: a identificação do universo de possíveis patrocinadores; a seleção desse universo; a priorização das empresas dentro desse grupo; e a previsão dos resultados da arrecadação de recursos.

Modalidades de obtenção de recursos para o financiamento de eventos

Há no mercado diversas fontes de obtenção de recursos:
- Patrocínio: A seguir são apresentadas vantagens e desvantagens do patrocínio.
Vantagens do patrocínio:
- Vantagem financeira
- Alavancar a imagem do evento e do promotor
- Alavancar os resultados com a participação de parceiros
Desvantagens do patrocínio:
- Efeito sombra
- Dependência
- Carnaval de marcas
- “Amigo-concorrente”

- Co-patrocinio: Ocorre quando 2 empresas compartilham uma cota de patrocínio de evento promovido e organizado por um terceiro.

- Patrocínio com uso das leis de incentivo fiscal: É uma subcategoria do patrocínio baseada na troca de recursos de patrocínio por abatimentos nos impostos da empresa utilizando-se das leis de incentivo fiscal.

- Parceria: Junção de esforços e recursos complementares de 2 ou mais empresas que já atuam em conjunto no mercado na promoção ou organização de determinado evento, visando a objetivos e interesses comuns com os seus resultados.

- Apoio: É a disponibilização de recursos próprios, não financeiros, porem necessários ao evento. É empregado nas seguintes atividades:
- Divulgação do evento
- Promoção do evento
- Administração da venda de ingressos
- Transporte
- Pacote de viagens e hospedagem
- Infra-estrutura
- Produção

- Venda de ingressos/convites: É a obtenção de recursos por meio da venda de ingressos aos convidados do evento.


Identificação do universo de possíveis patrocinadores

O promotor deve ter em mente os objetivos de sua empresa para a arrecadação dos recursos e o número-alvo de patrocinadores.
Da lista de segmentos-alvo devem, então, constar as seguintes categorias:
- Segmentos diretos
- Segmentos indiretos
- Parceiros
Após listar os segmentos, o promotor deve preparar uma relação de todas as empresas constantes em cada um desses segmentos.

Seleção do universo de possíveis patrocinadores

São necessárias exaustivas pesquisas que considerem os seguintes aspectos:
- perfil das empresas;
- objetivos de marketing;
- estratégias de eventos;
- orçamento destinado a eventos.

Priorização das empresas dentro do universo de possíveis patrocinadores

Sugere que seja utilizada uma ferramenta de apoio à priorização que considere dois aspectos:
a) as empresas com maio propensão a investir no patrocínio, divididas por porte, segmentos e outras categorias de interesse do promotor;
b) as empresas que mais interessam ao promotor.
A seguir é apresentada uma possível ferramenta de apoio à priorização, cuja aplicação é simples e eficaz. É aplicada somente para modalidades de arrecadação de verba que incluam calores financeiros.
Critérios utilizados:
- Valor da imagem
- Relacionamento
- Potencial de investimento
- Histórico de investimento
- Alinhamento do evento
Quando se define o universo das empresas potenciais investidoras, há sempre aquelas em número bastante restrito, que são de maior interesse do promotor do evento denominadas must win.

Turiscambo 2009 - Montagem do Evento !

O Turiscambo será um evento que englobará varios setores que fazem parte da produção de um evento.
Nossa grupo ficou com o setor de "Montagem" do evento.
Relembrando do Turiscambo passado que foi feito dentro do prédio , nosso grupo tem o desejo de programar, organizar e montar o Segundo ano do evento á céu aberto.
Nosso plano é o seguinte:
1) Fazer o evento na área externa do prédio 47.
2) Conseguir no DCE a lona do teatro de arena (circo).
3) O "escambo" será montado na área externa do prédio 47.
4) Duas salas serão usadas: uma para o show acústico e outra para as oficinas.
5) A troca de objetos funcionará na forma de barraquinhas , todas separadas por diferentes itens.
6) Em uma das salas teremos a performace de um show "ao vivo - voz e violão".
7) Na outra estaremos oferecendo oficinas de aprendizagem.

Pensando na forma de um triângulo , pretendemos unir todas as etapas do evento, assim o convidado pode interagir e participar de tudo que o Turiscambo tem a oferecer.
Basicamente foi essa a montagem definida pelo grupo , porém estamos abertos a novas opiniões e abertos á novas idéias!!